How to จัดประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

การประชุมเป็นกิจกรรมหนึ่งที่จำเป็นสำหรับทุกองค์กร เพื่อให้สมาชิกได้เข้าร่วมพูดคุย หรือแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการทำงาน และเพื่อให้เกิดความเข้าใจในงานไปในทิศทางเดียวกัน

บ่อยครั้งที่พนักงานจะต้องมีการเข้าร่วมประชุม หรือสัมนาในองค์กร และแต่ละครั้งอาจจะกินระยะเวลายาวนาน แต่ที่แย่กว่านั้นคือนอกจากต้องประชุมหลายชั่วโมงแล้ว กลับพบว่าได้เนื้อหาสาระเพียงน้อยนิด

Flare Dash จึงนำเอาวิธีการจัดประชุมเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดต่อผู้เข้าร่วมมากที่สุดมาฝากกัน

กำหนดหัวข้อในการประชุมให้ชัดเจน

ก่อนเริ่มประชุม ผู้จัดการประชุมควรกำหนดหัวข้อในการประชุม และกำหนดการในการประชุมให้ชัดเจน เพื่อลดการพูดคุยนอกเหนือจากประเด็นที่กำหนด หรือเรียกแบบภาษาชาวบ้านคือออกทะเลนั่นเอง

ในการกำหนดหัวข้อการประชุม ผู้จัดการประชุมอาจทำเป็น Presentation อย่างง่าย หรือแจ้งหัวข้อการประชุมก่อนเข้าร่วมประชุม ให้ผู้เข้าร่วมเองได้มีการเตรียมตัว และเตรียมข้อมูลที่จะเข้าร่วมประชุมภายในเนื้อหาเดียวกัน

จำกัดระยะเวลาและจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม

เมื่อรู้หัวข้อและกำหนดการที่จะประชุมแล้ว ควรคำนึงถึงระยะเวลาในการประชุมให้เหมาะสม เช่น หากมีหัวข้อในการประชุม 5-10 หัวข้อ อาจจะใช้ระยะเวลาประชุม 2 ชั่วโมง เป็นต้น

การจัดการระยะเวลาประชุมให้เหมาะสมและเพียงพอ เพราะหากเกินกำหนดการไปอาจทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสียเวลาที่จะต้องไปทำงานอย่างอื่น หรือไปเบียดบังเวลาประชุมอื่นๆด้วย

เตรียมข้อมูลและอุปกรณ์ในการประชุมให้พร้อม

เมื่อมีกำหนดการและเวลาที่ชัดเจน ผู้จัดประชุมก็ต้องเตรียมตัวให้พร้อมก่อนเริ่มประชุม ไม่ว่าจะเป็นการทำ Presentation หรือลำดับการพูด รวมถึงจัดเตรียมอุปกรณ์ต่างๆที่จำเป็น

โดยก่อนประชุมจะต้องมีการ Set up อุปกรณ์ในการประชุม และทดสอบอุปกรณ์ให้เรียบร้อย เพราะหากต้องมาติดตั้งสิ่งต่างๆในชั่วโมงประชุมแล้ว อาจจะต้องเสียเวลาในการประชุมไปมากทีเดียว

มีกิจกรรมสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม

เพื่อให้สมาชิกที่เข้าร่วมประชุมได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ทางผู้จัดประชุมควรมีกิจกรรมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมนั้นมีส่วนร่วมในการทำงานด้วย

อาจะะเป็นการให้แสดงความคิดเห็นในมุมมองของตนเอง หรือเป็นกิจกรรมเล็กๆที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่ประชุม เพื่อไม่ให้การประชุมนั้นน่าเบื่อเกินไป

จดบันทึกเพื่อสรุปข้อมูลจากการประชุม

เมื่อมีการประชุม จะต้องมีผู้จดบันทึกการประชุมและสรุปการประชุม เพื่อนำข้อมูลที่บันทึกนั้นส่งต่อให้ผู้เกี่ยวข้องได้ดำเนินงานตามที่ได้ประชุมมา

เพื่อให้ดดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง และติดตามผลการทำงานได้ง่ายมากขึ้น ซึ่งหากมีประชุมครั้งหน้า ก็จะได้นำสรุปนี้มาพูดคุยและอัปเดตกันอีกครั้ง

การประชุมนั้นจัดขึ้นเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลและความคิดเห็นกันภายในองค์กร เพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเกิดการพัฒนาร่วมกันโดยบุคคลากร ดังนั้น หากการประชุมนั้นมีคุณภาพ เท่ากับว่าองค์กรก็จะสามารถเดินหน้าต่อไปได้เร็ว

ขอบคุณภาพประกอบจาก : Freepik

---

Flare Dash แอปพลิเคชันบันทึกเวลาทำงานของพนักงาน และติดตามเส้นทางด้วย GPS ผ่านสมาร์ทโฟน

ความแตกต่างของแพ็คเกจ Flare Dash ทั้ง 3 แบบ

หากสนใจ คลิกที่ลิงค์ด้านล่างเพื่อติดต่อเราพร้อมรับสิทธิทดลองฟรี 14 วัน

คลิกที่นี่ เพื่อรับสิทธิทดลองฟรี 14 วัน