10 วิธีป้องกันการโกงของพนักงาน รู้ไว้ก่อนดีกว่า!

ปัญหาของเงินเป็นปัจจัยสำคัญของพนักงานไม่ว่าจะในองค์กรไหนก็ตาม ซึ่งก็อาจจะมีพนักงานบางกลุ่มมองเห็นช่องทางหรือช่องโหว่ในการยักยอกหรือโกงเวลาการทำงาน ทำให้องค์กรต้องเสียค่าใช้จ่ายเกินความเป็นจริงซึ่งบทความนี้จะบอกถึงการป้องกันการโกงที่พนักงานส่วนใหญ่มักจะใช้หากองค์กรของคุณมีช่องโหว่ในการป้องกันการทุจริต

1.จ่ายค่าแรงให้พนักงานอย่างเหมาะสม 

เป็นจิตวิทยาอย่างหนึ่งเมื่อคุณให้รายได้ตามที่พนักงานต้องการหรือมากกว่าที่พนักงานต้องการจะเป็นการซื้อใจและทำให้พนักงานคนนั้นรู้สึกรักในองค์กรมากขั้น ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงที่พนักงานจะทำการยักยอกหรือฉ้อโกงในบริษัท

2. ติดตั้งกล้องวงจรปิด

กล้องวงจรปิดมีความสำคัญมากๆ เมื่อเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันและช่วยลดการกระทำที่เกี่ยวกับการทุจริตให้น้อยลงอีกด้วย แต่ถ้าหากเราติดกล้องวงจรปิดโดยไม่แจ้งพนักงานไว้ก่อนอาจจะทำให้พนักงานรู้สึกไม่ดี และเกิดความไม่สบายใจในการทำงาน ฉะนั้นเราควรบอกพนักงานให้รู้ว่าบริษัทมีการติดตั้งกล้องวงจรปิด

3.สืบค้นประวัติของพนักงานก่อนรับเข้าทำงานอยู่เสมอ

การเช็คประวัติของพนักงานก่อนรับเข้าทำงานเป็นการช่วยลดปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับบริษัทในอนาคตเป็นอย่างมาก ฉะนั้นควรตรวจสอบประวัติของพนักงานที่จะรับเข้ามาทำงานทุกครั้ง แต่ถ้าเป็นพนักงานที่พึ่งเรียนจบหรือไม่มีประสบการณ์ก็ให้สัมภาษณ์เพื่อตรวจสอบพฤติกรรมแทน

4. ป้องกันการทุจริตโดยการใช้เทคโนโลยี

เมื่อเข้าสู่ยุคดิจิทัลการใช้เทคโลยีเพื่อช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงานก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่องค์กรส่วนใหญ่เริ่มใช้กัน ซึ่งเทคโนโลยีก็สามารถนำมาป้องกันการทุจริตได้อีกด้วย เช่นการเบิกค่าใช้จ่ายผ่านระบบ หรือการบันทึกเวลาทำงานผ่านแอปพลิเคชันไม่ใช่กระดาษทำให้การทุจริตนั้นทำได้ยากยิ่งขึ้น

5. มีการบันทึกค่าใช้จ่ายหรือใบเสร็จอยู่เสมอ

การทำทุจริตที่ง่ายที่สุดและพนักงานส่วนใหญ่ชอบทำคือการ เบิกค่าใช้จ่ายแบบเกินจริงซึ่งถ้าหากทางบริษัทมีนโยบายในการบันทึกค่าใช้จ่ายหรือเก็บใบเสร็จทุกครั้งเวลาเบิก จะช่วยลดการทุจริตลงได้เป็นอย่างมาก ซึ่งถ้าหากต้องใช้เอกสารในการเบิกค่าใช้จ่ายยากเพียงใด พนักงานจะเริ่มรู้สึกอึดอัดและกดดันจนไม่อยากทำการทุจริต

6. มีการจัดทำตรวจสอบบัญชีบริษัทอยู่เสมอ

การจ้างเจ้าหน้าที่ในการตรวจสอบบัญชีบริษัทอยู่เป็นจำเป็นการป้องกันการทุจริตได้อีกหนึ่งวิธี ซึ่งประโยชน์นั้นคุ้มค่ามากกว่าค่าใช้จ่ายที่เสียไปแน่นอน

7. สังเกตุพฤติกรรมและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกน้องอยู่เสมอ

การเป็นหัวหน้าสุดโหดนั้น อาจจะทำให้ทุกคนยำเกรงคุณแม้จะมีข้อดีแต่ข้อเสียนั่นมีมากกว่า เพราะจะทำให้ไม่มีพนักงานคนไหนอยากพูดคุยกับคุณทำให้คุณไม่สามารถรับรู้พฤติกรรมหรือปัญหาของพนักงานคนนั้นได้ ซึ่งการรับรู้ปัญหาและพฤติกรรมของลูกน้องทำให้เราสามารถป้องกันและแก้ไขปัญหาการทุจริตของลูกน้องได้ตั้งแต่ต้น

8. มีการจัดกิจกรรมหรือสัมมนาเกี่ยวกับการทุจริตอยู่เสมอ

การจัดสัมมนาและมีกิจกรรมเกี่ยวกับการป้องกันการทุจริตให้พนักงานเป็นประจำนั้นจะช่วยปลูกฝัง ความคิดให้แก่พนักงาน ว่าการทำทุจริตจะส่งผลเสียอะไรบ้างและได้รับโทษอย่างไรหากคุณก่อการทุจริต

9. มีการประเมินหัวหน้างานอยู่เสมอ

หัวหน้างานเป็นเหมือนสมองของลูกน้อง หากมีผู้นำที่ดีก็จะทำให้คนในทีมมีทัศนคติการทำงานที่ดี แต่ถ้ามีหัวหน้างานที่ชอบทุจริตก็จะทำให้คนในทีมมีการกระทำที่คล้ายๆกัน ฉะนั้นการตรวจสอบพฤติกรรมและประเมินการทำงานของหัวหน้างานอยู่เสมอจะช่วยลดการก่อทุจริตในองค์กรลงได้

10. เปลี่ยนรหัสผ่านต่างๆเมื่อมีการปลดพนักงานออก

รหัสผ่านในการเข้าถึงข้อมูลต่างๆควรเปลี่ยนแปลงอยู่สม่ำเสมอ เพราะเราไม่รู้เลยว่าใครอื่นนอกเหนือจากเรารู้รหัสนี้บ้าง ยิ่งถ้าหากมีพนักงานในแผนกลาออก เขาอาจจะนำรหัสผ่านของเราไปทำเรื่องทุจริตก็เป็นได้ ฉะนั้นอย่าลืมเปลี่ยนแปลงรหัสผ่านของคุณเป็นประจำทุกเดือน เพื่อป้องกันปัญหายุ่งยากที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

การป้องกันที่กล่าวมาข้างต้นอาจจะยังไม่ใช่ทั้งหมดเพราะยิ่งเวลาผ่านไปรูปแบบการโกงใหม่ๆก็จะปรากฏขึ้นมาอยู่เรื่อยๆซึ่งอยู่ที่ช่องโหว่ของในแต่ละองค์กร การป้องกันที่ดีที่สุดก็คือการศึกษาหนทางป้องกันและอุดช่องโหว่เหล่านั้นอยู่เป็นประจำ