การประชุมเป็นเรื่องปกติของการทำงาน แต่การประชุมที่มากเกินไปก็อาจส่งผลเสียต่อการทำงานได้เช่นกัน มาลองดูกันว่า Meeting Overload นั้นส่งผลเสียต่อการทำงานอย่างไร
Meeting Overload คืออะไร?
Meeting Overload คือ การประชุมที่มากเกินไป โดยอาจเป็นการระยะเวลาประชุมเป็นเวลานาน หรือการประชุมบ่อยครั้งต่อวัน ส่งผลให้พนักงานเกิดความเครียด และความเบื่อหน่ายมากขึ้น
Meeting Overload อาจมีลักษณะได้ดังนี้
องค์กรให้ความสำคัญกับการประชุมเป็นการสื่อสารหลักภายในองค์กร แม้จะไม่มีความจำเป็นหรือเกี่ยวข้องก็ตาม
มีตารางการประชุมหลายครั้งใน 1 วันหรือใน 1 สัปดาห์ ส่งผลให้ประสิทธิภาพและเวลาทำงานอื่นๆลดลง
ไม่มีกำหนดการหรือความสำคัญในการประชุมที่แน่ชัด อาจเป็นการประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำอยู่ หรือเป็นการประชุมที่จำเป็น
Meeting Overload ส่งผลเสียต่อการทำงานอย่างไร?
ประสิทธิภาพการทำงานลดลง
เมื่อพนักงานใช้เวลาในการประชุม ทำให้มีเวลาในการทำงานอื่นๆลดลง รวมถึงประสิทธิภาพของงานก็ลดลงตาม
เกิดความรู้สึกเบื่อหน่าย
การประชุมที่มากเกินไปอาจทำให้พนักงานรู้สึกเหนื่อย เครียด หรือหมดไฟ ซึ่งส่งผลให้พนักงานขาดแรงจูงใจ ความพึงพอใจลดลง และเริ่มขาดงานมากขึ้น
ตัดสินใจได้ไม่ดี
พนักงานไม่อยากมีส่วนร่วมกับกิจกรรมต่างๆ ไม่มีสมาธิ ทำให้ไม่สามารถตัดสินใจได้ทันที หรือมีความล่าช้า
การสื่อสารผิดพลาด
หากเป็นการประชุมที่มีหัวข้อไม่ชัดเจน ไม่มีเป้าหมายหรือขอบเขตในการประชุม ทำให้อาจเกิดความผิดพลาดในการสื่อสารภายในในอนาคต
สูญเสียเวลาและทรัพยากร
การประชุมที่ไม่จำเป็น ทำให้ดสียเวลาและทรัพยากรไปโดยเปล่าประโยชน์ รวมไปถึงงบประมาณในการจัดประชุมในแต่ละครั้งก็อาจเสียไปฟรีๆ
แนวทางการแก้ไขไม่ให้ Meeting Overload มากเกินไป
กำหนดแนวทาง/หัวข้อการประชุมให้ชัดเจน รวมถึงว่าใครควรเข้าร่วมประชุมครั้งนี้บ้าง
จัดลำดับความสำคัญของการประชุม ควรเข้าร่วมประชุมเฉพาะที่จำเป็นเท่านั้น หรือมองหาวิธีการอื่นๆในการสื่อสารแทนการประชุม
สร้างกำหนดการที่มีประสิทธิภาพ และเวลาที่สะดวกสำหรับผู้เข้าประชุมทุกคน หลีกเลี่ยงการประชุมติดต่อกัน
กำหนดวาระการประชุม และควรแจ้งกำหนดการให้ผู้เข้าร่วมรับทราบล่วงหน้า เพื่อให้เตรียมตัวและวางแผนการทำงานอื่นๆ
สนับสนุนการมีส่วนร่วมของผู้เข้าชุม สร้างบรรยากาศให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกสบายใจ และกระตือรือร้นที่จะแบ่งปันข้อมูล
กำหนดระยะเวลาการประชุมให้เหมาะสมและควบคุมเวลาให้พอดี
ติดตามผลการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมนี้บรรลุไปตามเป้าหมาย
การประชุมที่มากเกินไปนั้น ส่งผลเสียต่อพนักงานและองค์กรโดยไม่จำเป็น ดังนั้น ควรมีการจัดความสำคัญและกำหนดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ และสนับสนุนให้พนักงานมีส่วนร่วม ซึ่งเป็นผลประโยชน์ที่ดีสำหรับองค์กร
ภาพประกอบจาก : Freepik
Flare Dash แอปพลิเคชันบันทึกเวลาทำงานของพนักงาน และติดตามเส้นทางด้วย GPS ผ่านสมาร์ทโฟน
หากสนใจ คลิกที่ลิงค์ด้านล่างเพื่อติดต่อเราพร้อมรับสิทธิทดลองฟรี 14 วัน
Comments