Meeting Overload ประชุมมากเกินไปส่งผลเสียอย่างไรต่อการทำงาน?

การประชุมเป็นเรื่องปกติของการทำงาน แต่การประชุมที่มากเกินไปก็อาจส่งผลเสียต่อการทำงานได้เช่นกัน มาลองดูกันว่า Meeting Overload นั้นส่งผลเสียต่อการทำงานอย่างไร

Meeting Overload คืออะไร?

Meeting Overload คือ การประชุมที่มากเกินไป โดยอาจเป็นการระยะเวลาประชุมเป็นเวลานาน หรือการประชุมบ่อยครั้งต่อวัน ส่งผลให้พนักงานเกิดความเครียด และความเบื่อหน่ายมากขึ้น

Meeting Overload อาจมีลักษณะได้ดังนี้

• องค์กรให้ความสำคัญกับการประชุมเป็นการสื่อสารหลักภายในองค์กร แม้จะไม่มีความจำเป็นหรือเกี่ยวข้องก็ตาม

• มีตารางการประชุมหลายครั้งใน 1 วันหรือใน 1 สัปดาห์ ส่งผลให้ประสิทธิภาพและเวลาทำงานอื่นๆลดลง

• ไม่มีกำหนดการหรือความสำคัญในการประชุมที่แน่ชัด อาจเป็นการประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำอยู่ หรือเป็นการประชุมที่จำเป็น

Meeting Overload ส่งผลเสียต่อการทำงานอย่างไร?

• ประสิทธิภาพการทำงานลดลง

เมื่อพนักงานใช้เวลาในการประชุม ทำให้มีเวลาในการทำงานอื่นๆลดลง รวมถึงประสิทธิภาพของงานก็ลดลงตาม

• เกิดความรู้สึกเบื่อหน่าย

การประชุมที่มากเกินไปอาจทำให้พนักงานรู้สึกเหนื่อย เครียด หรือหมดไฟ ซึ่งส่งผลให้พนักงานขาดแรงจูงใจ ความพึงพอใจลดลง และเริ่มขาดงานมากขึ้น

• ตัดสินใจได้ไม่ดี

พนักงานไม่อยากมีส่วนร่วมกับกิจกรรมต่างๆ ไม่มีสมาธิ ทำให้ไม่สามารถตัดสินใจได้ทันที หรือมีความล่าช้า

• การสื่อสารผิดพลาด

หากเป็นการประชุมที่มีหัวข้อไม่ชัดเจน ไม่มีเป้าหมายหรือขอบเขตในการประชุม ทำให้อาจเกิดความผิดพลาดในการสื่อสารภายในในอนาคต

• สูญเสียเวลาและทรัพยากร

การประชุมที่ไม่จำเป็น ทำให้ดสียเวลาและทรัพยากรไปโดยเปล่าประโยชน์ รวมไปถึงงบประมาณในการจัดประชุมในแต่ละครั้งก็อาจเสียไปฟรีๆ

แนวทางการแก้ไขไม่ให้ Meeting Overload มากเกินไป

• กำหนดแนวทาง/หัวข้อการประชุมให้ชัดเจน รวมถึงว่าใครควรเข้าร่วมประชุมครั้งนี้บ้าง

• จัดลำดับความสำคัญของการประชุม ควรเข้าร่วมประชุมเฉพาะที่จำเป็นเท่านั้น หรือมองหาวิธีการอื่นๆในการสื่อสารแทนการประชุม

• สร้างกำหนดการที่มีประสิทธิภาพ และเวลาที่สะดวกสำหรับผู้เข้าประชุมทุกคน หลีกเลี่ยงการประชุมติดต่อกัน

• กำหนดวาระการประชุม และควรแจ้งกำหนดการให้ผู้เข้าร่วมรับทราบล่วงหน้า เพื่อให้เตรียมตัวและวางแผนการทำงานอื่นๆ

• สนับสนุนการมีส่วนร่วมของผู้เข้าชุม สร้างบรรยากาศให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกสบายใจ และกระตือรือร้นที่จะแบ่งปันข้อมูล

• กำหนดระยะเวลาการประชุมให้เหมาะสมและควบคุมเวลาให้พอดี

• ติดตามผลการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมนี้บรรลุไปตามเป้าหมาย

การประชุมที่มากเกินไปนั้น ส่งผลเสียต่อพนักงานและองค์กรโดยไม่จำเป็น ดังนั้น ควรมีการจัดความสำคัญและกำหนดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ และสนับสนุนให้พนักงานมีส่วนร่วม ซึ่งเป็นผลประโยชน์ที่ดีสำหรับองค์กร

ภาพประกอบจาก : Freepik

---

Flare Dash แอปพลิเคชันบันทึกเวลาทำงานของพนักงาน และติดตามเส้นทางด้วย GPS ผ่านสมาร์ทโฟน

ความแตกต่างของแพ็คเกจ Flare Dash ทั้ง 3 แบบ

หากสนใจ คลิกที่ลิงค์ด้านล่างเพื่อติดต่อเราพร้อมรับสิทธิทดลองฟรี 14 วัน

คลิกที่นี่ เพื่อรับสิทธิทดลองฟรี 14 วัน