top of page

Office Relocation ย้ายออฟฟิศใหม่อย่างไร? ไม่ให้วุ่นวายและปวดหัว

Office Relocation หรือการย้ายออฟฟิศใหม่ เป็นงานใหญ่ของทุกองค์กร เพราะนอกจากจะวุ่นวายเรื่องการเก็บข้าวของแล้ว ปัญหาเกี่ยวกับบุคคลากรและการโยกย้ายด้านเอกสารต่างๆ ก็เป็นเรื่องปวดใจไม่แพ้กัน


เมื่อถึงจุดหนึ่งการเปลี่ยนที่ตั้งสำนักงานหรือย้ายออฟฟิศ ก็อาจจะเป็นสิ่งหลีกเลี่ยงไม่ได้ อาจจะด้วยความก้าวหน้าที่ทำให้องค์กรขยับขยายขึ้น หรือจำเป็นต้องย้ายด้วยเหตุผลอื่นๆ


แต่หากเราวางแผนและเตรียมตัวให้ดี เรื่องน่าปวดหัวก็อาจลดน้อยลงได้


ประเมิณว่าที่ตั้งออฟฟิศใหม่นั้นดีกว่าเดิมหรือไม่

เมื่อต้องหาสำนักงานใหม่ควรจะคำนึงถึงข้อดีของสถานที่นั้นเป็นอันดับแรก โดยอาจประเมิณข้อดี-ข้อเสียเบื้องต้นได้ดังนี้

  • ขนาดของที่ตั้งและสิ่งอำนวยความสะดวกภายในสำนักงาน ต้องเพียงพอต่อปริมาณของพนักงาน

  • การเดินทางที่สะดวกมากขึ้น และพนักงานสามารถเดินทางมาทำงานได้ง่าย

  • ราคาเหมาะสมกับงบประมาณที่มีอยู่

แจ้งเรื่องกับพนักงานเพื่อให้เตรียมตัวให้พร้อม

เมื่อได้ที่ตั้งสำนักงานใหม่แล้ว ควรแจ้งให้พนักงานในองค์กรได้รับทราบเพื่อเตรียมตัว

  • วางแผนการทำงานในช่วงที่จะมีการย้ายสำนักงาน

  • วางแผนเรื่องการย้ายของ/เอกสารสำคัญ

  • วางแผนเรื่องการเดินทางในการเดินทางไปสำนักงานใหม่หลังจากนี้

สร้างเช็คลิสต์และทยอยเก็บของตามแผนที่วางไว้


สร้างเช็คลิสต์เพื่อไว้ตรวจสอบและเรียงลำดับความสำคัญในการจัดเก็บของและอุปกรณ์สำนักงานทั้งหมด รวมถึงการถอนการติดตั้งระบบต่างๆภายในสำนักงาน

  • ลำดับในการจัดเก็บว่าสิ่งไหนต้องมีการเก็บก่อนและหลัง

  • สร้างเช็คลิสต์เพื่อช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องและความครบถ้วน

  • วางแผนรื้อถอนและย้ายระบบต่างๆภายในสำนักงาน

วางแผนการจัดวางอุปกรณ์และที่นั่งสำหรับพนักงาน

วางผังการจัดการภายในออฟฟิศใหม่ว่าพนักงานและอุปกรณ์ต้องจัดวางไว้ตรงไหน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการเมื่อต้องย้ายสำนักงานใหม่

  • จัดแผนผังพื้นที่ภายในสำนักงานใหม่ ว่าต้องจัดวางตำแหน่งของอุปกรณ์ต่างๆ หรือที่นั่งของพนักงานว่าต้องอยู่ในตำแหน่งใด

  • หากต้องมีการซื้ออุปกรณ์สำนักงานใหม่ ก็ต้องวางแผนการจัดซื้อและจัดวางก่อนการย้ายเข้า เพื่อให้อุปกรณ์มาส่งได้ตามเวลา

เลือกใช้บริษัทขนส่งให้เหมาะสม

เลือกใช้บริษัทขนย้ายอุปกรณ์สำนักงานให้เหมาะสม เพราะหากเลือกบริษัทที่ไม่ได้มาตรฐาน อาจทำให้อุปกรณ์เกิดความเสียหายระหว่างขนส่งได้

  • เลือกใช้บริษัทขนส่งที่ได้มารตฐานหรือมีประกันความเสียหายในการขนส่ง

  • เลือกใช้บริการที่เหมาะสมกับปริมาณของอุปกรณ์ในสำนักงาน รวมถึงพาหนะในการขนส่ง และปริมาณของพนักงานที่ต้องมายกของ

จัดการเรื่องเอกสารในการย้ายสำนักงานใหม่

เมื่อย้ายสำนักงานใหม่ ก็จะต้องมีการจัดการเรื่องของเอกสาร หรือการทำเรื่องย้ายสำนักงานใหม่อย่างเป็นทางการ

  • เตรียมการดำเนินการด้านเอกสารภายใน และเอกสารด้านกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

  • แจ้งข้อมูลการเปลี่ยนแปลงให้กับลูกค้า และคู่ค้า

แม้จะเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและต้องใช้พลังงานสูง ในการจะย้ายสำนักงานในแต่ละครั้ง แต่นั่นก็หมายถึงความเจริญเติบโตและความมั่นคงขององค์กรที่เพิ่มมากขึ้น



ภาพประกอบจาก : Freepick
 

Flare Dash แอปพลิเคชันบันทึกเวลาทำงานของพนักงาน และติดตามเส้นทางด้วย GPS ผ่านสมาร์ทโฟน


หากสนใจ คลิกที่ลิงค์ด้านล่างเพื่อติดต่อเราพร้อมรับสิทธิทดลองฟรี 14 วัน




Comments


bottom of page