24 พ.ย. 2565ยาว 1 นาที

Office Relocation ย้ายออฟฟิศใหม่อย่างไร? ไม่ให้วุ่นวายและปวดหัว

Office Relocation หรือการย้ายออฟฟิศใหม่ เป็นงานใหญ่ของทุกองค์กร เพราะนอกจากจะวุ่นวายเรื่องการเก็บข้าวของแล้ว ปัญหาเกี่ยวกับบุคคลากรและการโยกย้ายด้านเอกสารต่างๆ ก็เป็นเรื่องปวดใจไม่แพ้กัน

เมื่อถึงจุดหนึ่งการเปลี่ยนที่ตั้งสำนักงานหรือย้ายออฟฟิศ ก็อาจจะเป็นสิ่งหลีกเลี่ยงไม่ได้ อาจจะด้วยความก้าวหน้าที่ทำให้องค์กรขยับขยายขึ้น หรือจำเป็นต้องย้ายด้วยเหตุผลอื่นๆ

แต่หากเราวางแผนและเตรียมตัวให้ดี เรื่องน่าปวดหัวก็อาจลดน้อยลงได้

ประเมิณว่าที่ตั้งออฟฟิศใหม่นั้นดีกว่าเดิมหรือไม่

เมื่อต้องหาสำนักงานใหม่ควรจะคำนึงถึงข้อดีของสถานที่นั้นเป็นอันดับแรก โดยอาจประเมิณข้อดี-ข้อเสียเบื้องต้นได้ดังนี้

ขนาดของที่ตั้งและสิ่งอำนวยความสะดวกภายในสำนักงาน ต้องเพียงพอต่อปริมาณของพนักงาน
การเดินทางที่สะดวกมากขึ้น และพนักงานสามารถเดินทางมาทำงานได้ง่าย
ราคาเหมาะสมกับงบประมาณที่มีอยู่

แจ้งเรื่องกับพนักงานเพื่อให้เตรียมตัวให้พร้อม

เมื่อได้ที่ตั้งสำนักงานใหม่แล้ว ควรแจ้งให้พนักงานในองค์กรได้รับทราบเพื่อเตรียมตัว

วางแผนการทำงานในช่วงที่จะมีการย้ายสำนักงาน
วางแผนเรื่องการย้ายของ/เอกสารสำคัญ
วางแผนเรื่องการเดินทางในการเดินทางไปสำนักงานใหม่หลังจากนี้

สร้างเช็คลิสต์และทยอยเก็บของตามแผนที่วางไว้

สร้างเช็คลิสต์เพื่อไว้ตรวจสอบและเรียงลำดับความสำคัญในการจัดเก็บของและอุปกรณ์สำนักงานทั้งหมด รวมถึงการถอนการติดตั้งระบบต่างๆภายในสำนักงาน

ลำดับในการจัดเก็บว่าสิ่งไหนต้องมีการเก็บก่อนและหลัง
สร้างเช็คลิสต์เพื่อช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องและความครบถ้วน
วางแผนรื้อถอนและย้ายระบบต่างๆภายในสำนักงาน

วางแผนการจัดวางอุปกรณ์และที่นั่งสำหรับพนักงาน

วางผังการจัดการภายในออฟฟิศใหม่ว่าพนักงานและอุปกรณ์ต้องจัดวางไว้ตรงไหน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการเมื่อต้องย้ายสำนักงานใหม่

จัดแผนผังพื้นที่ภายในสำนักงานใหม่ ว่าต้องจัดวางตำแหน่งของอุปกรณ์ต่างๆ หรือที่นั่งของพนักงานว่าต้องอยู่ในตำแหน่งใด
หากต้องมีการซื้ออุปกรณ์สำนักงานใหม่ ก็ต้องวางแผนการจัดซื้อและจัดวางก่อนการย้ายเข้า เพื่อให้อุปกรณ์มาส่งได้ตามเวลา

เลือกใช้บริษัทขนส่งให้เหมาะสม

เลือกใช้บริษัทขนย้ายอุปกรณ์สำนักงานให้เหมาะสม เพราะหากเลือกบริษัทที่ไม่ได้มาตรฐาน อาจทำให้อุปกรณ์เกิดความเสียหายระหว่างขนส่งได้

เลือกใช้บริษัทขนส่งที่ได้มารตฐานหรือมีประกันความเสียหายในการขนส่ง
เลือกใช้บริการที่เหมาะสมกับปริมาณของอุปกรณ์ในสำนักงาน รวมถึงพาหนะในการขนส่ง และปริมาณของพนักงานที่ต้องมายกของ