จัดการ Timesheet ของพนักงานอย่างไร ให้เหมาะสมกับการทำงานแบบออนไลน์

เมื่อหลายองค์กรในปัจจุบัน ได้มีการเปลี่ยนมาทำงานในรูปแบบออนไลน์มากยิ่งขึ้น ดังนั้น การจัดการและดำเนินงานภายในองค์กรจึงต้องปรับรูปแบบให้เหมาะสมกับการทำงานออนไลน์ เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่

ไม่เว้นแม้แต่การจัดการบันทึกเวลาทำงาน หรือ Timesheet ของพนักงาน ที่หลายๆองค์กรต้องการปรับเปลี่ยนมาใช้ในรูปแบบออนไลน์ จากที่เคยบันทึกการทำงานลงในกระดาษหรือสแกนนิ้ว ก็เพื่อให้ตอบโจทย์กับไลฟ์สไตล์การทำงานในยุคปัจจุบัน

แล้วหากองค์กรต้องการเปลี่ยนแปลงการจัดการบันทึกเวลาทำงานของพนักงาน จะต้องทำอย่างไร?

รู้ความที่ต้องการและปัญหาที่เกิดขึ้น

หากองค์กรปักธงไว้ว่าต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงการทำงาน สิ่งที่ควรทำคือสำรวจปัญหาที่พบในปัจจุบันและความต้องการภายในองค์กรเป็นอันดับแรก

ตัวอย่างของปัญหาที่องค์กรมักจะเจอ

• บันทึกเวลาทำงานด้วยกระดาษ : ใช้เอกสารเป็นจำนวนมาก, เสียเวลาในการรวบรวมข้อมูล, เกิดความคลาดเคลื่อนได้ง่าย, ต้องรอข้อมูลจากตัวพนักงาน

• บันทึกเวลาด้วยเครื่องสแกนนิ้ว : บันทึกเวลาจากเครื่องบันทึกได้แค่จุดที่ติดตั้งเท่านั้น, ต้องคอยดึงข้อมูลจากเครื่องเพื่อนำมาตรวจสอบ

ความต้องการขององค์กรส่วนใหญ่

• ต้องการบันทึกเวลาและข้อมูลลงในระบบที่สามารถตรวจสอบข้อมูลของพนักงานได้ง่ายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

• เนื่องจากสถานการณ์ Covid-19 ทำให้ต้อง WFH หรือพนักงานที่ต้องออกไปติดต่อลูกค้า จะต้องสามารถบันทึกเวลาทำงานจากที่ไหนก็ได้

• ไม่อยากเสียเวลารวบรวมข้อมูล หรือต้องรอข้อมูลการทำงานจากพนักงานเป็นเวลานาน

มองการตัวช่วยในการบันทึกเวลาทำงานที่เหมาะสมกับองค์กร

เมื่อรู้ปัญหาและความต้องการแล้ว ฝ่ายดำเนินการสามารถมองหาวิธีที่เหมาะสมกับารใช้งานของพนักงานภายในองค์กร

ตัวอย่างเช่น

• เครื่องมือหรือแอปพลิเคชันบันทึกเวลาทำงานสำหรับพนักงาน ที่สามารถใช้งานได้ง่ายและตรวจกับรูปแบบการใช้งาน

• เครื่องมือที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลหรือรายงานการทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ง่ายและรวดเร็ว

วางแผนการใช้งานและปรับรูปแบบการทำงานให้เหมาะสม

เมื่อได้เครื่องมือที่จะช่วยจัดการการทำงานแล้ว องค์กรจะต้องวางแผนและรูปแบบการใช้งาน รวมถึงแจ้งเงื่อไข/ข้อตกลงสำหรับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวให้กับพนักงานได้ทำความเข้าใจและเตรียมตัวล่วงหน้า

• วางรูปแบบการบันทึกเวลาทำงานให้เหมาะสมสำหรับพนักงานแต่ละแผนก/ตำแหน่ง

• ปรับรูปแบบของรายงานการทำงานของพนักงานในแต่ละวันให้เหมาะสม

• วางแผนสำหรับการตรวจสอบและดึงข้อมูลของพนักงานเพื่อจัดการในลำดับถัดไป

เริ่มต้นการทำงานในยุคดิจิทัล เปลี่ยนแปลงการทำงานด้วยเอกสารมาเป็นแบบออนไลน์ เพื่อให้สะดวกต่อการทำงานมากยิ่งขึ้น

ภาพประกอบจาก : Freepik

---

Flare Dash แอปพลิเคชันบันทึกเวลาทำงานของพนักงาน และติดตามเส้นทางด้วย GPS ผ่านสมาร์ทโฟน

คลิกที่นี่ เพื่อรับสิทธิทดลองฟรี 14 วัน