ทำไม? องค์กรถึงจำเป็นต้องมีการจัดการ Time attendance

หลายๆคนที่ทำงานในรูปแบบบริษัท หรือในองค์กรคงเคยได้ยินคำว่า Time attendance กันมาบ้าง แต่ถ้ามองในมุมของ HR นั้น อาจจะต้องลงรายละเอียดพอควรเลยทีเดียว สำหรับวันนี้เราจะไปทำความเข้าใจกันว่า Time attendance คืออะไร แล้วทำไมองค์กรจึงจำเป็นต้องมี

Time attendance คืออะไร?

• Time attendance นั้น ถือว่ามีความจำเป็นสำหรับองค์กรเป็นอย่างมาก เพราะไม่ใช่แค่การเก็บข้อมูลเข้าออกงานของพนักงานแค่อย่างเดียว ยังเกี่ยวโยงไปถึงสิทธิ์วันลา การให้โบนัสพนักงาน รวมไปถึงการประเมินประสิทธิภาพของพนักงานอีกด้วย ซึ่งในแต่ละเดือนข้อมูลตรงนี้ก็จะนำไปคิดในส่วนของ Payroll ทำจ่ายเงินเดือนเช่นกัน ดังนั้นข้อมูลจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก จำเป็นต้องเชื่อถือได้ และมีประสิทธิภาพ

ทำไมถึงต้องมีการจัดการ Time attendance

1. ช่วยทำให้ได้รับข้อมูลตามจริงและน่าเชื่อถือ

• ข้อนี้ถือเป็นปัจจัยหลักในการจัดการ Time attendance เป็นอย่างมาก เพราะหากได้ข้อมูลที่ไม่น่าเชื่อถือ ไม่เป็นความจริง จะส่งผลให้การจัดการ Time attendance ไม่มีประสิทธิภาพ องค์กรจะได้รับผลกระทบอย่างมากเลยทีเดียว ดังนั้นควรใช้ระบบจัดการที่น่าเชื่อถือ อย่างเช่นแอปพลิเคชันบันทึกเวลางาน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ช่วยในการจัดการปัญหาตรงนี้

2. จัดการข้อมูล Payroll สะดวกยิ่งขึ้น

• การจัดการข้อมูล Payroll เพื่อทำจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานในทุกๆเดือน ถือว่าเป็นส่วนหลักของฝ่ายบุคคลเช่นกัน หากจะต้องมาวุ่นวายนำข้อมูลจากกระดาษ ไม่ว่าจะเป็นบันทึกเข้าออก วันลาหรือ โอที มาทำแบบ manual ลงระบบแล้วละก็ บอกเลยมีความยุ่งยากและอาจเกิดข้อผิดพลาดได้สูง ดังนั้นหากมีตัวช่วยที่เป็นระบบบันทึกเวลางาน จะสามารถช่วยลดปัญหาความยุ่งยากและป้องกันการใส่ข้อมูลผิดพลาดได้

3. ประเมินประสิทธิภาพของพนักงานได้ดีมากยิ่งขึ้น

• การทำข้อมูลรีพอร์ต หรือให้พนักงานบันทึกข้อมูลการทำงานลงในระบบก็สามารถช่วยในการประเมินประสิทธิภาพได้เช่นกัน เพราะเราจะสามารถรู้ได้ว่าในแต่ละวันเขามีการทำงานในรูปแบบใดบ้าง มีการทำงานตรงตามที่ได้รับมอบหมายหรือไม่ โดยข้อมูลในส่วนนี้หากใช้งานผ่านแอปพลิเคชัน เช่น Flare Dash ก็จะช่วยให้พนักงานสามารถรีพอร์ตผ่านสมาร์ทโฟนได้เลย แถมแอดมินยังสามารถดึงข้อมูลส่วนนี้ออกมาเป็นข้อมูลประเมินพนักงานได้ตลอดเวลาอีกด้วย

4. ช่วยให้การจัดการช่วง WFH ง่ายไม่ติดขัด

• ทั้งนี้บางบริษัทได้มีการออกนโยบายให้ทางพนักงาน WFH หรือทำงานจากที่บ้าน ซึ่งบางทีทำให้เราไม่สามารถเช็คการเข้าออกงาน หรือรู้รายละเอียดการทำงานของพนักงานในแต่ละวันได้เลย ดังนั้นหากมีระบบ Time attendance ที่จะช่วยให้พนักงานบันทึกเวลาเข้าออกงานได้จากทุกสถานที่ แถมยังรีพอร์ตการทำงานในแต่ละวันได้ ก็จะช่วยให้การ WFH สะดวกสบายกับทุกฝ่ายมากยิ่งขึ้น

5. ได้ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบเดียวกัน ป้องกันการสับสน

• หากมีการใช้ระบบในการจัดการ Time attendance ข้อดีอีกอย่างที่จะได้รับก็คือ ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบเดียวกัน เพราะระบบจะมีการจัดการรูปแบบของข้อมูลให้ ทำให้คุณค้นหาข้อมูลได้ง่าย ดึงไฟล์เมื่อไหร่ก็ได้ ข้อมูลไม่สูญหาย และไม่สับสน รวมถึงยังสามารถจัดการกับปัญหาการกรอกข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบ ไปคนละทิศละทาง ให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันได้

และนี่ก็คือ ความสำคัญหรือความจำเป็นในการจัดการ Time attendance ที่นำมาฝากกัน หวังว่าทุกคนคงได้ประโยชน์ และมองเป็นความสำคัญในการจัดการ Time attendance กันมากขึ้น หากสนใจทดลองระบบในรูปแบบข้างต้นนี้ สามารถทดลองแอปพลิเคชัน Flare Dash ได้เลย

ขอบคุณภาพประกอบ : Freepick

---

เปลี่ยนการทำงานแบบเดิม สู่การบันทึกเวลาทำงานแบบใหม่ด้วย

แอปพลิเคชัน Flare Dash

ติดต่อเรา เพื่อรับสิทธิ์ทดลองฟรี 14 วัน